PENTINGNYA OTOMASI PADA PERPUSTAKAAN

PERPUSTAKAAN merupakan tempat penyimpanan buku-buku, majalah, dan informasi aktual lainnya, yang dibutuhkan pada saat seseorang ingin menambah pengetahuan dari tulisan tersebut. Kehadiran perpustakaan bagi masyarakat bukan hanya menambah pengetahuan saja tetapi juga dapat membantu menciptakan teknologi sederhana di dalam melakukan pekerjaannya. Pada akhir ini kita sering menjumpai istilah teknologi informasi baik dalam berbagai media seperti radio, televisi, dan lain-lain. Istilah teknologi informasi merupakan gabungan dari dua istilah dasar yaitu teknologi dan informasi.

Yang termasuk teknologi informasi dalam perpustakaan itu yaitu seperti komputer dan alat-alat elektronik lainnya. Teknologi informasi yang baru dalam perpustakaan memungkinkan mengubah fungsi peralatan yang telah ada ataupun menawarkan produk baru, maka bila pemakai terdahulu hanya terbiasa dengan menggunakan buku, majalah, sistem pos, dan kini dengan bantuan teknologi informasi telah muncul sistem pos elektronik, dan sebagainya. Dan juga sistem teknologi memutasikan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pustawan secara manual digantikan dengan sistem otomasi.

A. Pengertian Otomasi Dalam Perpustakaan Kata otomasi yaitu diambil dari kata otomatis atau pengotomatisan yang artinya yang melakukan dan mengatur pekerjaan adalah tenaga mesin. Perpustakaan merupakan sumber informasi. Sebagai sumber informasi, perpustakaan harus melakukan aktivitas-aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi.

Otomasi perpustakaan merupakan sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI). Teknologi informasi merupakan teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengelola serta menyebarkan informasi. Teknologi yang digunakan tidak saja terbatas pda perangkat keras (alat) dan perangkat lunak (program), tetapi juga mengikutsertakan manusia yang akan menjalankan teknologi tersebut, serta tujuan yang ditentukan.

Dengan adanya sistem otomasi dalam perpustakaan, proses pengolahan data koleksi perpustakaan menjadi lebih cepat dan mudah. Otomasi perpustakaan merupakan pemanfaatan teknologi informasi untuk kegiatan-kegiatan dalam perpustakaan, meliputi: pengadaan, pengolahan, penyimpanan dan menyebarluaskan informasi, dan juga mengubah sistem perpustakaan manual menjadi sistem perpustakaan komputerisasi.

B. Peranan sistem Otomasi Terhadap Perpustakaan Otomasi dalam perpustakaan juga penting. Jika perpustakaan hanya memiliki ratusan judul buku dan puluhan peminjam mungkin sistem otomasi dalam perpustakaan belum begitu diperlukan, namun apabila judul buku yang dimiliki oleh perpustakaan sudah mencapai ribuan bahkan puluhan ribu dan peminjaman sudah mencapai ratusan orang perhari maka otomasi perpustakaan sudah sangat diperlukan. Otomasi perpustakaan akan meringankan pekerjaan staff-staff dalam pelayanan perpustakaan dan memudahkan pemustaka dalam mencari dan memanfaatkan koleksi-koleksi yang ada dalam perpustakaan.

Teknologi informasi dalam perpustakaan akan menjadikan pekerjaan dan layanan perpustakaan dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan akurat. Seperti dalam proses katalogisasi, sirkulasi, dan OPAC (on-line Public Access Catalogue), contohnya adalah: - Memudahkan dalam pembuatan katalog Perpustakaan yang belum menerapkan otomasi pada umumnya harus membuat kartu katalog agar pemustaka dapat menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan pengarang, judul, atau subjeknya dan menunjukkan buku yang dimiliki perpustakaan. Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan tenaga, waktu dan biaya. Penerapan komputer akan dapat menghemat segalanya, proses pembuatan katalog akan lebih mudah. - Memudahkan dalam layanan sirkulasi Dengan komputer peminjaman buku dapat dilakukan dengan cepat dan mudah, prosesnya yaitu scanning nomor ID atau barcode kartu anggota, scanning nomor item ID atau barcode buku, dan pembubuhan tanda tangan di bawah tanggal pengembalian, Secara otomatis akan terjadi transaksi dalam sirkulasi dan buku dapat dipinjamkan kepada pemustaka. - Memudahkan dalam penelusuran melalui katalog Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusuri informasi melalui katalog online atau OPAC, yaitu pemustaka dapat langsung menelusuri sistem OPAC tanpa harus mencari dan memilah-milah kartu katalog serta dapat menemukan buku yang dicari dengan cepat.

Adapun manfaat otomasi dalam perpustakaan antara lain: - Mengatasi keterbatasan waktu; - Mempermudah akses informasi dari berbagai pendekatan misalnya dari kata kunci judul dan pengarang; - Dapat dimanfaatkan secara bersama-sama; - Mempercepat proses pengolahan, peminjaman dan pengembalian; - Memperingan pekerjaan; - Meningkatkan layanan; - Memudahkan dalam pembuatan laporan statistik; - Menghemat biaya; - Menumbuhkan rasa bangga; - Mempermudah dalam pelayanan.

C. Tujuan Otomasi Perpustakaan Tujuan otomasi di dalam perpustakaan adalah: 1. Memudahkan integrasi kegiatan perpustakaan Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan kegiatan sirkulasi peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustaka tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan penelusuran bahan pustaka. Dengan adanya otomasi perpustakaan, maka ketiga kegiatan ini dapat terintegrasi sehingga stok bahan pustaka secara langsung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustaka, karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stock bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada. Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpsutakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang meminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.

2. Memudahkan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan Dengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerja sama antar perpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet. Dengan adanya internet maka antar perpustakan dapat melakukan komunikasi setiap saat dan juga dapat melakukan pengiriman data serta tukar menukar data dan informasi. Pada saat sistem manual tentunya hal ini akan sulit dilakukan.

3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan sescara manual melalui pencatatan atau pengetikan, pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara komputerisasi sehingga terbangun suatu data base atau pangkalan data. Dengan adanya data base ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan diperpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukan nomor ID anggota, demikian juga untuk bahan pustaka yang dipinjam cukup dimasukan nomor item ID bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer.

4. Menghindari dari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpustakan, karena cukup memanfaatkan data base atau pangkalan data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka dapat dengan mudah dilakukan.

5. Meningkatkan Efisiensi Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan karena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpustakaan. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan dapat dirasakan manfaatnya bagi pengelola perpustakaan. Demikian juga bagi pengguna perpustakaan, karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan saja.

D. Sistem Otomasi Dalam Perpustakaan a. Hardware Hardware dalam bahasa Indonesia adalah perangkat keras yaitu suatu sarana komputer, yang terdiri dari: monitor, CPU, keyboard, mouse, dan lain sebagainya. b. Sofware Sofware merupakan perangkat lunak yang terdapat di dalam komputer, yang berisi program-program yang dijadikan oleh perangkat keras dalam melaksanakan instruksi-instruksi untuk memerintah mesin melakukan tugas tertentu. c. Brainware Di samping ada perangkat keras dan lunak dalam sistem komputer otomasi ada juga perangkat yang sangat berperan di dalam mencapai suatu tujuan sistem jaringan otomasi, yakni perangkat pemikir (Otak) atau disebut sumber daya manusia. Karena perangkat sumber daya manusialah yang akan merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengevaluasi serta menindak lanjuti suatu program otomasi perpustakaan. d. Pedoman Standar Jika kita ingin bekerja maksimal dan terarah untuk mencapai suatu tujuan tertentu, maka perlu ada acuan. Di dalam melaksanakan kegiatan otomasi perpustakaan juga harus memiliki pedoman standar kerja pengolahan yang jelas agar pelaksanaan pekerjaan terarah dan ada keseragaman kerja yang terpadu. e. Data dan Informasi Data adalah suatu fakta atau keterangan yang benar dan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian. Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun saat mendatang. Namun yang dimaksud data dan informasi dalam sistem otomasi perpustakaan adalah segala bentuk yang dapat memberikan keterangan atau informasi kepada pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan dapat terpenuhi dengan menggunakan sarana yang ada di perpustakaan. Saran yang memiliki informasi dan paling banyak diperlukan di perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka dalam bentuk buku, majalah, surat kabar, jurnal, dan informasi-informasi terseleksi lainnya, baik dalam bentuk manual maupun elektronik (Rekaman).

E. Kendala yang Timbul dalam Otomasi di Perpustakaan Banyak kendala yang dihadapi dalam membangun otomasi perpustakaan. Kendala yang mungkin muncul antara lain: 1. Kesalahpahaman tentang otomasi perpustakaan Anggapan yang pertama mengatakan bahwa biaya otomasi perpustakaan sangat besar. Sebenarnya dengan adanya otomasi perpustakaan justru akan menghemat biaya. Penghematan tersebut dapat diliahat, misalnya, dalam pembuatan dan penyajian katalog. Apabila kita menerapkan sistem manual yang standar, perpustakaan harus membuat minimal 3 (tiga) katalog untuk setiap judul buku. Masing-masing adalah katalog judul, pengarang, dan subyek. Akan tetapi dengan adanya kemajuan teknologi informasi sekarang ini dimana harga hardware dan software cenderung turun dari waktu ke waktu, hal ini juga dapat menguntungkan perpustakaan untuk mendapatkan hardware dan software dengan harga yang terjangkau untuk kepentingan otomasi perpustakaan, maka biaya untuk otomasi perpustakaan dapat semakin ditekan.

2. Kurangnya staf yang terlatih Kurangnya staf yang terlatih biasanya menjadi kendala yang menghambat pengembangan otomasi perpustakaan. Pembangunan otomasi perpustakaan paling tidak harus mempunyai staf yang mampu mengoperasikan komputer (operator), bahkan kalau perlu mempunyai tenaga ahli. Hal inilah yang dapat menyebabkan terhambatnya pengembangan perpustakaan termasuk dalam membangun otomasi perpustakaan. Berkaitan dengan staf yang menangani otomasi perpustakaan setidaknya harus punya keahlian tentang komputer, dalam hal ini diperlukan pustakawan juga diperlukan untuk mengikuti pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan otomasi perpustakaan.

3. Kurangnya dukungan dari pihak pimpinan Dukungan pimpinan merupakan hal yang sangat strategis dalam membangun otomasi perpustakaan. Tanpa dukungan pimpinan yang memadai rencana otomasi perpustakaan tidak akan berhasil dengan baik. Dukungan tersebut dapat berupa dana, pengembangan staf dan lain sebagainya.

4. Input data Proses input data biasanya juga menjadi kendala dalam membangun otomasi perpustakaan. Apalagi kalau jumlah koleksi perpustakaan sudah besar tentu akan memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Agar proses input data dapat lancar dan tidak perlu dana besar serta tidak mengganggu layanan perpustakaan, sebaiknya pada permulaan pelaksanaan otomasi perpustakaan tetap menjalankan dua sistem yaitu sistem manual dan sistem otomasi. Input data dimulai dari buku-buku baru, kemudian buku yang sering dipakai, dan kalau waktunya longgar baru input data buku yang lain. Setelah jumlah data yang dimasukkan dianggap pantas untuk dilayankan sebaiknya secepatnya dilakukan layanan sirkulasi dengan komputer. Dengan cara demikian akan memperlancar proses pelaksanaan otomasi perpustakaan.

Kesimpulan Dari uraian tersebut diatas dapat dsimpulkan bahwa melakukan otomasi perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi perpustakaan, hal ini sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan yang menjelaskan bahwa pengembangan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Namun, untuk melakukan otomasi perpustakaan perlu ada suatu pemahaman yang benar terhadap otomasi perpustakaan mulai dari pengertian otomasi perpustakaan, tujuan otomasi perpustakaan, manfaat otomasi perpustakaan dan kendala dalam otomasi perpustakaan. Pemahaman ini sangat penting karena pekerjaan otomasi perpustakaan bukanlah pekerjaan yang mudah seperti membalik telapak tangan, namun memerlukan pemikiran.

[Ricard/Staf Layanan Informasi Perpustakaan PPBH]